Las reglas de correo que usted crea se guardan en la carpeta Reglas de su aplicación de correo. De este modo, podrá acudir a dicha carpeta para agregar nuevas reglas o modificar las reglas que haya creado. Por ejemplo, puede editar reglas, cambiar el orden para que una regla tenga prioridad sobre otra, desactivarlas cuando no desee usarlas o eliminarlas completamente. Consulte cualquiera de estas secciones:

• Para crear una regla
• Para gestionar las reglas
• Ejemplos: Reglas de correo

1. En el panel de navegación del correo, haga clic en Herramientas > Reglas.

2. Haga clic en Nueva regla.

3. En Especificar condiciones, seleccione la sección de los mensajes que desea comprobar (por ejemplo, el remitente o el asunto), seleccione un estado (por ejemplo, contiene o es) y especifique los criterios que desea comprobar (por ejemplo, el nombre de cierta persona o una determinada palabra). No use comillas para los criterios.

Por ejemplo, podría seleccionar el remitente contiene y escribir Alicia para filtrar todos los mensajes que le envíen Alicia Fuentes, Alicia Sanz y cualquier otra persona cuyo nombre sea Alicia. O bien, podría seleccionar el tamaño (en bytes) es mayor que, y escribir 2000 para filtrar todos los mensajes que le envíen cuyo tamaño supere los 2.000 bytes.

Nota La condición contiene funciona con palabras incompletas y no tiene en cuenta las mayúsculas y las minúsculas. Por ejemplo, podría seleccionar el remitente contiene y, a continuación, escribir "Al" o "al" para filtrar todos los mensajes que le envíen las personas cuyos nombres sean Almudena, Alicia o Alex.

Consejo La condición todos los documentos le permite realizar una acción en todos los mensajes que lleguen a su correo mientras la regla esté activada. Por ejemplo, podría seleccionar todos los documentos y especificar el envío de una copia a una dirección de correo electrónico alternativa mientras está ausente de la oficina.

5. Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

Tarea	Descripción
Agregar más condiciones	Haga clic en Condición, seleccione AND u OR y repita los pasos 3 y 4 para cada nueva condición.
Agregar una excepción	Haga clic en Excepción y repita los pasos 3 y 4.
Agregar más excepciones	Haga clic en Excepción, seleccione AND u OR y repita los pasos 3 y 4 para cada nueva excepción.
Eliminar una condición o una excepción	Haga clic en la condición o en la excepción en el campo Si los mensajes recibidos cumplen las condiciones siguientes y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Eliminar todas las condiciones y excepciones	Haga clic en Eliminar todos.

6. En Especificar acciones, seleccione una acción y, si fuera necesario, especifique los detalles de ésta (como una carpeta de destino).

Acción	Descripción
mover a una carpeta	Seleccione una carpeta.
copiar en una carpeta	Seleccione una carpeta.
enviar copia	Si ha seleccionado enviar copia, especifique si desea que las copias remitidas contengan el mensaje completo o sólo los encabezados del mensaje. Los encabezados son el asunto, las direcciones, y la fecha y hora que aparecen al principio del mensaje; no incluyen el contenido con texto enriquecido del mensaje. A continuación, especifique las direcciones de los destinatarios, separados por comas o signos de punto y coma, o haga clic en Dirección para seleccionarlas en un directorio. Nota Si observa que una regla que usa la acción enviar copia no funciona, pregunte al administrador del sistema si esta función se ha desactivado en su organización.
el mensaje caducará dentro de	Especifique un número y seleccione días, semanas, meses o años.
cambiar la importancia a	Seleccione un nivel de importancia.
detener el procesamiento	No es necesario que realice ninguna acción. El procesamiento de las reglas que siguen a ésta se detendrá.
eliminar (no aceptar el mensaje)	No es necesario que realice ninguna acción. El mensaje no se entregará en su Bandeja de entrada.

7. Haga clic en Agregar acción.

8. Realice cualquiera de las operaciones siguientes:

Tarea	Descripción
Agregar más acciones	Repita los pasos 6 y 7 para cada nueva acción.
Eliminar una acción	Haga clic en la acción en el cuadro Realizar las acciones siguientes y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Eliminar todas las acciones	Haga clic en Eliminar todos.

9. Haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, esta regla está Activada.

Para gestionar las reglas

Tarea	Descripción
Activar o desactivar una o varias reglas	En el panel de navegación del correo, haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, seleccione una o varias reglas. Encima de la lista de reglas, haga clic en Activar o en Desactivar.
Editar una regla	En el panel de navegación del correo, haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, haga clic en la regla que desea editar. Encima de la lista de reglas, haga clic en Editar. Realice los cambios y haga clic en Aceptar.
Mover una regla	En el panel de navegación del correo, haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, haga clic en la regla que desea mover. Encima de la lista de reglas, haga clic en la flecha arriba o en la flecha abajo hasta que la regla se encuentre en la posición deseada. Nota Notes usa las reglas de arriba abajo, por lo que a la hora de moverlas conviene que sitúe primero las que tienen más prioridad. De este modo, si recibe un mensaje que cumple los criterios de dos reglas diferentes, aquélla que se encuentre más próxima al principio de la lista será la primera en actuar sobre el mensaje. Esto es especialmente importante si existen reglas que trasladan o eliminan mensajes.
Eliminar una regla	En el panel de navegación del correo, haga clic en Herramientas > Reglas y, a continuación, haga clic en la regla que desea eliminar. Encima de la lista de reglas, haga clic en el icono Eliminar y, a continuación, haga clic en Sí cuando se le pida que confirme la eliminación.

Ejemplos: Reglas de correo

La regla siguiente cambia automáticamente a "mucha" la importancia de todos los mensajes enviados por Tom Jenkins (lo que significa que aparecerán con un signo de admiración en la Bandeja de entrada para llamar su atención).

La regla siguiente mueve automáticamente, desde la Bandeja de entrada hasta la carpeta Informes, todos los mensajes que contienen la palabra "estado" en el asunto, a menos que el asunto contenga también las palabras "ventas" o "proyecto" (lo que constituyen excepciones).

Los elementos de las condiciones de las reglas se corresponden con los campos de las propiedades del documento de un mensaje de correo. Muchos de los elementos, como, por ejemplo, el asunto, tienen el mismo nombre que el rotulo del campo correspondiente. La tabla siguiente incluye los elementos cuyos nombres son diferentes a los de los campos correspondientes.

Elemento	Campo
Remitente	From y/o Principal
Dominio de Internet	SMTPOriginator (sólo la parte del nombre correspondiente al dominio)
Asunto	Subject o bien, WebSubject
Para	SendTo
cco	BlindCopyTo
cc	CopyTo
Prioridad de la entrega	DeliveryPriority

Véase también

Gestión del correo no deseado
Ordenación de los mensajes en una vista o carpeta
Automatización de tareas mediante agentes simples

Glosario