Para definir un formulario para controlar las versiones de los documentos

1. Abra el formulario.

2. Seleccione Diseñar - Propiedades del formulario.

3. En la ficha Info. formulario, seleccione uno de los tipos de versiones siguientes:

Método de versiones	Descripción
Nuevas versiones como respuestas	Use este método cuando el documento original sea el más importante. El documento original aparecerá el primero en la vista, seguido de las sucesivas versiones. Seleccione este tipo de versión si el documento original es el más importante de la vista y las respuestas se utilizarán sólo como referencia. Cuando las actualizaciones se convierten en respuestas, es posible evitar los conflictos de replicación o grabación. Si dos usuarios de servidores diferentes modifican y guardan el mismo documento principal, al replicar las bases de datos, se considerarán las dos versiones como documentos de respuesta distintos. En la vista, las dos respuestas aparecen ordenadas cronológicamente.
Versiones anteriores como respuestas	Utilice este tipo de versión cuando la nueva versión sea la más importante. La versión más reciente aparece la primera en la vista, seguida de las versiones anteriores y el documento original. Utilice este tipo de versión si la última actualización es el documento más importante o el más leído y desea guardar las demás como copias de seguridad o como referencia. Cuando las versiones previas a la última versión se convierten en respuestas, no es posible evitar los conflictos de replicación o grabación. Si dos usuarios de servidores diferentes modifican y guardan el mismo documento principal, al replicar las bases de datos, las dos nuevas versiones del documento aparecerán como documentos principales entre los que se habrá producido un conflicto.
Nuevas versiones al mismo nivel	Use este tipo de versión si todas las versiones tienen la misma importancia. El documento original aparece el primero en la vista seguido por las sucesivas versiones que, a su vez, aparecen como documentos principales adicionales, evitando el riesgo de que se produzcan conflictos de replicación o grabación. Este tipo de versión también resulta útil cuando las revisiones no están basadas en un modelo histórico o subordinado; por ejemplo, en un formulario con el que los miembros del grupo de trabajo crean sus propias versiones para reemplazar un documento original, o donde el documento original se utiliza a modo de plantilla en la que se basan los nuevos documentos. También resulta efectivo cuando existen pocas posibilidades de que se revisen los documentos principales, ya que resulta difícil localizar actualizaciones en una vista en la que durante el proceso de actualización se han creado muchos documentos. Para poder distinguir los documentos principales de los de su mismo nivel, incluya información que los identifique en el campo que aparece en la vista; por ejemplo, "Nueva propuesta" o "Revisado".

4. A continuación, seleccione uno de los métodos siguientes:

Método	Descripción
Manual: Archivo - Guardar nueva versión	Crea manualmente una nueva versión del documento únicamente cuando el usuario selecciona Archivo - Guardar nueva versión. Esta opción permite al usuario seleccionar cuándo crear una nueva versión y cuándo sobreescribir el documento existente.
Automático: Archivo - Guardar	Crea automáticamente una nueva versión del documento cada vez que el usuario guarda el documento.

Asegúrese de que los usuarios sepan que esta función se encuentra activa; sólo de esta forma entenderán las consecuencias de editar los documentos. Procure explicarlo en el documento "Uso de" correspondiente a la base de datos.

Si se ha configurado una jerarquía de respuestas en la base de datos, las respuestas a los documentos objeto del control aparecen como respuestas al documento original únicamente.

Véase también

Campos para el control de las versiones

Glosario