Lista de acceso de creación

Use una lista de acceso de creación para limitar los usuarios que pueden acceder al formulario para crear documentos. Al limitar los usuarios que pueden crear documentos a partir de un formulario también se reducen las opciones del menú Crear, ya que los formularios de acceso restringido son eliminados del mismo.

Lista de acceso de lectura

Use una lista de acceso de lectura para limitar los usuarios que puedan leer documentos creados desde un formulario. Por ejemplo, podría utilizar una lista de acceso de lectura para restringir el acceso a los documentos que contienen información personal.

A continuación se indican las personas que pueden leer un documento cuyo acceso de lectura está restringido:

• Los usuarios a los que se haya asignado acceso de lectura en la lista de acceso al formulario.
• Los usuarios cuyo nombre está incluido en el campo de lectores del formulario.

  Los nombres incluidos en los campos de lectores se añaden a la lista de acceso de lectura del documento.

• Los usuarios cuyo nombre está incluido en el campo de autor del formulario.

Replicación de documentos de acceso restringido

Con la adición de nombres a una lista de acceso de lectura o un campo de lectores, se limita el acceso de los usuarios, los grupos y los servidores cuyos nombres están incluidos en dicha lista o campo. Los servidores en los que se encuentran réplicas de la base de datos deben estar incluidos en la lista o en el campo para tener acceso de lectura. De lo contrario, aquellos documentos que tengan restricción de lectura no se replicarán.

Para crear formularios de acceso restringido

1. Abra el formulario.

2. Seleccione Diseñar - Propiedades del formulario.

3. Haga clic en la ficha Seguridad.

4. Desactive la opción Todos los autores y los de nivel superior, situada en el apartado ¿Quién puede crear documentos con este formulario?.

5. Haga clic en cada usuario, grupo, servidor o rol de acceso que desea incluir en la lista.

6. Desactive la opción Todos los lectores y los de nivel superior, situada en el apartado ¿Quién puede leer documentos creados con este formulario?.

7. Haga clic en cada usuario, grupo, servidor o rol de acceso que desea incluir en la lista.

8. (Opcional) Active la opción Disponible para usuarios con acceso público si desea que los usuarios que dispongan de acceso de lectura o escritura de documentos públicos en la Lista de control de acceso de la base de datos puedan acceder a los documentos de esta vista o carpeta.

Para impedir la impresión, la remisión y la copia de documentos

Si lo desea, puede impedir que los usuarios impriman, remitan o copien los documentos creados con un determinado formulario. Esta función puede evitar la distribución accidental de la información confidencial, pero no es una medida de seguridad, ya que podría ser eludida mediante un programa para la captura de pantallas.

1. Abra el formulario.

2. Seleccione Diseñar - Propiedades del formulario.

3. Haga clic en la ficha Seguridad.

4. Haga clic en Desactivar impresión/remisión/copia en Portapapeles.

Para impedir la edición de documentos existentes

Si lo desea, puede impedir que los usuarios que tienen acceso de autor en la Lista de control de acceso de la base de datos puedan editar un campo en los documentos existentes. Dicha restricción no afecta a los documentos nuevos.

1. Abra el formulario.

2. Cree un campo o haga clic en uno existente.

3. En el cuadro de propiedades del campo, haga clic en la ficha Avanzadas.

4. Seleccione Opciones de seguridad: Se necesita acceso de editor o superior y haga clic en la marca de verificación.

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